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违纪解除劳动合同通知书宣告理由撰写技巧
 

违纪解除劳动合同通知书宣告理由撰写技巧

 

作者:联拓刘昊斌律师

当员工出现违纪行为时,在公司已经确定需要以违纪事实作为解除理由时,在文本准备上,往往需要HR备好违纪解除劳动合同的通知书,作为解除劳动合同的一种书面文本,送达给员工。在这个过程中,文本要素,就是HR需要做好风险防控的地方。

一份专业的通知书,往往包含很多信息。就违纪解除而言,其中一个方面,即是宣告理由的表述问题。

在宣告解除理由时,公司是有一个选择权利的。对一个出现严重违纪行为的员工,做出违纪解除的行为,对员工来说,是一种惩戒,对其它员工来说,亦是一种警示,这种行为里,往往亦包含了丰富的管理需求。

但是从风险的角度而言,违纪解除是公司所有的解除理由中,败诉率最高的一种解除形式。所以公司务必在具体解除之前,充分衡量各种风险和各种潜在的追求,对比分析之后,再确定是否有必要以违纪的事实,作为解除的理由。

而同时,在已经确定要以违纪的形式解除员工后,在具体成文时,一定要注意宣告的事实理由。一般情形下,公司是有以下几种选择的:

1、不宣告任何理由,只作出解除行为

在具体解除时,解除通知书上,不描述任何理由。

这种行为,表面上来看,似乎公司享有更充分的回旋余地。这种行为甚至为一些律师所推荐。推荐理由不外乎是将来发生仲裁诉讼时,再增加理由,或者针对员工不同的诉求调整自己的理由。

但是事实上,这种行为的法律风险十分大。在司法实践中,一般情形下,一旦进入仲裁诉讼,仲裁诉讼过程中,多会认为审查公司解除的理由,以书面通知中所明示的理由为基准。反过来说,如果一份书面通知中,并没有明示解除的理由,则不宜将公司事后说明的理由,纳入到仲裁诉讼的审查范围。也就是说,一份没有宣告理由的解除通知,多数会认为是违法解除。

但是不可否认,实务中亦存在一些判例,允许公司在仲裁诉讼过程中,进一步说明自己解除的理由。只是这种判例,多为个案,并不是主流司法精神。

2、对员工的违纪行为进行定性

今天在审查顾问单位的一份书面通知时,发现员工存在请假逾期未归的行为。这一种行为,按照公司的规章制度,是一种违纪行为。而在公司所拟写的违纪解除通知中,将这种行为,定性为旷工行为。

员工所犯的违纪行为,与员工违纪行为的定性,是两个层面的问题。

员工请假逾期未归,是一种事实行为;将员工请假逾期未归的行为,定性为旷工,是一种行为定性的问题。这两个问题,不在一个层面上。

员工请假逾期未归,可能有多种可能性,比如员工发生意外,联系不上,或者员工生大病急救住院。如果员工发生了这些意外,公司在不知情的情形下,将员工未归的行为,定性为旷工,就是一种错误的定性。这种错误的定性行为,一旦进入仲裁诉讼过程中,在查清事实阶段查明了,则公司仍然会因为定性问题出现错误,承担败诉的结局。

所以,一般情形下,我们都不建议公司在解除劳动合同通知书中,对员工的行为进行定性。

不定性必然会衍生出一些问题,比如解除的依据问题。不将员工的行为定性为旷工,如何依据规章制度进行处理呢?因为没有定性,就无法准确地适用规章制度具体某一条。那么在这种情形下,我们一般都会建议公司直接适用大的规章制度名称,比如按照劳动合同法、劳动合同和公司规章制度的规定等等表述,而不建议表述为依据公司员工手册第几条第几款的内容。

3、具体罗列员工的违纪行为

在解除员工时,有必要将公司查明的员工违纪的行为客观描述出来,比如上面所说的员工请假逾期未归的情形等。

在具体描述员工的违纪行为时,可以采取具体与概述相结合的方式,即一方面具体罗列员工的几项大的违纪事实,另一方面作一个兜底式的表述,比如员工其它方面的违纪事实等内容。

只描述事实,不对事实进行定性,也是客观原则的一种体现。

如上所述,一份解除通知书涉及到一些方面,存在一些撰写技巧。HR在撰写通知书时,如果能够更多地预见到风险所在,应当会比较好地事先控制住风险。